Functieomschrijvingen Kamerbestuur

Functieomschrijvingen (lokale) Kamerbestuurders.

Voorzitter

Citaat uit 'JCI to Chapter Development' (vrij vertaald): "De voorzitter is de leider, de belangrijkste woordvoerder van de Kamer en verantwoordelijk voor het verloop en het toezicht op de gang van zaken. (...) Het succes van een Kamer hangt grotendeels af van zijn bekwaamheid, persoonlijkheid en de hoeveelheid werk die hij verricht. De voorzitter is de motivator van zowel de bestuursleden als de gewone leden; houdt hen enthousiast, zorgt dat zij hun werk doen en helpt ze indien dit nodig is.

De voorzitter is de vertegenwoordiger van de Kamer op lokaal, nationaal en internationaal niveau. Hij is de voorzitter van het bestuur en van de Kamervergaderingen. Hij kan zich in het bijzonder bezighouden met bepaalde aspecten van de organisatie in zijn Kamer, bijvoorbeeld de begeleiding van nieuwe leden."

De taken van de voorzitter zijn

Een visie ontwikkelen, uitdragen en delen: de voorzitter ontwikkelt een visie op JCI. Hij krijgt daartoe handvatten aangereikt tijdens de Dutch Academy, waar hij gedurende drie dagen samen met talrijke andere inkomende voorzitters wordt getraind in het vak "voorzitterschap" en informatie ontvangt over JCI op alle niveaus. coördineren: het verband aanbrengen tussen de verschillende activiteiten representeren: het intern optreden namens het bestuur en naar buiten treden namens de eigen organisatie. motiveren: het laten ontdekken van goede ontwikkelingen, die aanmoedigen door ondersteuning en het regelmatig laten blijken van waardering.

De werkzaamheden worden sterk vereenvoudigd, wanneer gewerkt wordt met een jaarplan of beleidsplan. Hierbij kunnen de volgende stappen worden gevolgd:

• inventariseer hoe de stand van zaken is en wat er leeft binnen de Kamer (ledenbestand, commissies, projecten, organisatie en wensen), binnen de Federatie (plan, events) en binnen het Bestuur;
• maak een jaarplan, dat omvat: wat, waar en wanneer. Bij het maken van het plan is het belangrijk om aandacht te besteden aan:
  • goede en gezellige vergaderingen (voorbereiding, technieken, follow-up);
  • goede communicatie tussen bestuur en (leden)Kamer en naar externe partijen;
  • projecten. - ledenbeleid zowel ten aanzien van zittende leden als bericht op instroom;
  • representatie;
  • relatie met sponsoren;
  • public Relations;
  • echtgenotes en kinderen. 
• stel een begroting op;
• bespreek een duidelijke taakverdeling: wie doet wat? Wie gaat waarheen? Spreek mijlpalen af en meetpunten. Waar wil je aan het einde van het jaar door je Kamer op worden afgerekend;
• introduceer het plan in de Kamer;
• voer het plan uit en bewaak de uitvoering;
• zorg tijdig voor opvolging.

Secretaris

De werkzaamheden van een secretaris van JCI liggen zowel op het interne als het externe vlak. De interne werkzaamheden richten zich op de Kamer als zodanig en op het bestuur van de Kamer. De externe werkzaamheden richten zich op de Federatie en daarnaast op alle contacten met niet JCI -leden. Het behoeft geen betoog dat een goede communicatie in belangrijke mate aan het succes van een Kamer zal kunnen bijdragen.

Interne werkzaamheden

• het rondsturen van convocaties aan de bestuursleden en de Kamerleden, met inachtneming van de daarvoor geldende termijnen, zoals vermeld in de statuten van de Kamer;
• verspreiden van JCI-publicaties (JCI MGZN, e-mail nieuwsbrief, overige stukken van de Federatie);
• het bijhouden van de presentielijsten;
• het notuleren van de vergadering, etc.;
• het bijhouden van het archief, inclusief de bestuursbesluiten;
• doorspelen van de binnengekomen post, waarbij hij dan tevens een selectie pleegt en de urgentie bepaalt;
• toezien dat de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Kamer juist nageleefd worden;
• het bijhouden van de ledenadministratie;
• vastleggen en reserveren van de locatie en data voor de Kamervergadering zorgen voor bijdrage van de andere bestuursleden en commissies aan het jaarverslag.

 Externe werkzaamheden

• doorvoeren van mutaties (aanmeldingen nieuwe leden, mutaties, afmeldingen) in de landelijke ledenadministratie van de Federatie;
• doorgeven van bestuurssamenstelling en mutaties aan de Federatie, de besturen van Kamers in de regio en serviceclubs in de regio;
• het versturen van de notulen aan de kandidaat-leden, senatoren van de Kamer;
• aanvragen van awards: aanvraagformulieren voor nationale awards zijn via de JCI Nederland-website te verkrijgen. De formulieren voor het aanvragen van een internationale awards zijn op de website van JCI te verkrijgen. Voor vragen kan contact worden opgenomen met de projectmanager Awards.

Penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor inkomsten en uitgaven en voert hij de financiële wensen van bestuur en/of vergadering uit. Het bestuur kan uitgangspunten opstellen voor het financiële beheer. Hier volgen enkele mogelijkheden:

• toepassing van een rekeningstelsel met een rekening voor huishoudelijke zaken, externe projecten en interne evenementen;
• projecten en evenementen krijgen een éénmalige bijdrage uit de huishoudelijke kas en bedruipen verder zichzelf;
• projecten en evenementen bedruipen zichzelf en krijgen hoogstens een lening uit de kas bij de start;
• positieve resultaten van projecten vloeien bij afsluiting van het project terug in de huishoudelijke kas;
• positieve resultaten van projecten blijven op de rekening externe projecten, zo ontstaat op die rekening een reserve voor nieuwe of verliesgevende projecten;
• overboekingen tussen verschillende rekeningen of posten kunnen slechts krachtens Kamerbesluit plaatsvinden;
• evenementen kunnen nooit een beroep doen op de huishoudelijke kas, tekorten worden hoofdelijk omgeslagen over de deelnemers.

Inkomsten

Bij de inning van contributies speelt de penningmeester een actieve rol door rekeningen uit te schrijven en door persoonlijke aanmaningen. De gelden van projecten en evenementen komen zonder toedoen van de penningmeester binnen. De penningmeester houdt de commissie op de hoogte van de binnengekomen gelden.

Uitgaven

De penningmeester betaalt de afdracht aan de Federatie, secretariaatskosten, zaalhuur, honoraria en eventuele bijdrage aan commissies of evenementen. De afdracht aan de Federatie wordt bepaald door het ledenbestand per 1 januari van het desbetreffende verenigingsjaar. In januari of februari verstuurt de penningmeester van het Federatiebestuur een rekening. De afdracht bestaat uit een bedrag dat bestemd is voor de wereldorganisatie en uit een variabel deel ter dekking van de onkosten van de Federatie als mede de dekking van het zogenaamde communicatiepakket (waarin o.a. kosten van Junior Kamer Magazine en andere communicatie-uitingen verwerkt zijn).

Werkzaamheden

De penningmeester maakt een begroting van baten en lasten voor het komende jaar met daarbij een toelichting. Aan het einde van het jaar worden baten en lasten verantwoord in het jaarverslag. Op de verschillen met de begroting aan het begin van het jaar kan in het jaarverslag nader worden ingegaan. De financiële positie van de Kamer met liquiditeit, schulden, bezittingen, leningen, etc, komen in de balans tot uiting.

Kascommissie

De kascommissie houdt toezicht op de financiën van de Kamer. Zij wordt steeds voor een jaar benoemd en bestaat in de regel uit twee gewone leden (niet-bestuursleden). Zorg ervoor dat de kascommissie tijdig wordt benoemd (bij voorkeur in de eerste vergadering van het verenigingsjaar!). Het verdient aanbeveling de leden van die commissie te laten kiezen door de algemene ledenvergadering van de Kamer.

Commissiecoördinator

De commissiecoördinator moet waar mogelijk bevorderen dat leden zichzelf vormen en ontwikkelen tijdens het organiseren van activiteiten, waarbij maatschappelijke relevantie een belangrijk element vormt. JCI tracht deze doelstellingen te verwezenlijken door het uitvoeren van projecten. Deze kunnen van uiteenlopende aard zijn, maar dienen de ontwikkeling te bevorderen van bijvoorbeeld één van de drie hierna te noemen categorieën:

• het individuele lid;
• de Kamer;
• de lokale gemeenschap.

De activiteiten, samengevat onder het begrip 'commissiewerk', de kern van JCI. Het is de commissiecoördinator die hiervoor het eerste aanspreekpunt is; vraagbaak, voetveeg, dictator en loopjongen tegelijk. Het is een pittige taak die om een goede voorbereiding vraagt.

Door commissievorming stelt de organisatie de leden in staat tot het verkrijgen van bestuurlijke en leiderschapsvaardigheden. Om de uitwisseling van informatie over projecten op nationaal en internationaal niveau te vereenvoudigen en te bevorderen, worden de projecten gerangschikt in acht standaardcommissies.

De commissies met enkele voorbeeldprojecten:

Internationale Zaken (International Affairs Committee)

Hieronder vallen alle projecten die de landsgrenzen overstijgen, bijvoorbeeld ontwikkelingshulpprojecten, een twinning met een/meerdere buitenlandse Kamer(-s), het bevorderen en inter-/Europese activiteiten, etc.

Jeugdprojecten (Youth Activities Committee)

Hieronder vallen uiteraard alle projecten die gericht zijn op kinderen. Een Nederlands voorbeeld is de invulling van het waterproject (educatie op basisscholen).

(lokale) Maatschappelijke projecten (Community Development Committee)

Projecten tot behoud van historische binnensteden, projecten ten behoeve van gehandicapten of bejaarden, kortom: alle projecten ten behoeve van de lokale gemeenschap.

LEAP (Learning Education Action Programm) (Leadership Development Committee)

Gericht op de ontwikkeling van leiderschap door het organiseren van trainingen en bedrijfsbezoeken.

Business en/of Fondsenwervende Projecten (Business and/or Fundraise Committee)

Dit omvat zakelijke netwerkontmoetingen, maar ook het beoefenen van management games en het Wereldhandelsspel. Een goed voorbeeld van een JCI-business project is de Beste Ondernemers Visie (BOV).

Public Relations (Public Relations Committee) 

Hieronder rekenen wij het bedrijven van zowel externe als ook interne communicatie en marketing: contacten met de (regionale) pers, met serviceclubs, met andere Kamers, met lokale ondernemers(verenigingen) en de (lokale) overheid. Maar denk ook aan het geven van voorlichting over JCI-zaken aan de eigen Kamerleden.

Leden (Membership Committee)

Gericht op het behouden van leden en het aantrekken van nieuwe leden.

Social events (Social Events Committee)

Hieronder valt het organiseren van evenementen voor de leden en hun gezien, bijvoorbeeld een rally, zeilen of culinaire rondrit.

Awards c.q. Beloningscommissie (Records en Recognition Comittee) 

Hieronder valt het nemen van een initiatief tot het aanvragen van een award. Alhoewel wij nuchtere Nederlanders soms wat huiverig zijn als het gaat om 'schouderklopjes' is een ding zeker: degene die terecht in het zonnetje wordt gezet zal een nog mooiere herinnering aan JCI behouden. Het bijhouden van archieven met foto's, krantenknipsels en eventuele notulen van de projecten is voor elke Kamer een onmisbare activiteit, die aan deze commissie opgedragen kan worden.

Dit zeer weloverwogen basispatroon van de organisatie maakt het mogelijk om nationaal en internationaal informatie uit te wisselen. Het is tevens mogelijk efficiënt te rapporteren tijdens congressen en Regio-bijeenkomsten.

Het is natuurlijk voor een kleine Kamer lastig om in alle (standaard)commissies kwalitatief goede activiteiten te ontplooien. Dat is evenwel niet noodzakelijk: er kan uiteraard een keuze worden gemaakt.

Het Kamerbestuur moet zorgen voor een goede informatiestroom naar de leden, zodat de leden zelf kunnen kiezen welke activiteiten zij willen ontplooien. Een brainstorm-sessie gevolgd door een workshop waar de leden ideeën meteen kunnen beoordelen op uitvoerbaarheid, geschiktheid voor JCI en kans van slagen is een goede methode om projecten te kiezen op democratische wijze. De commissiecoördinator moet dan zorgen voor een goede follow-up van de gekozen activiteiten.

Aan het begin van het verenigingsjaar (of liever nog enige tijd daarvóór) dient door het Kamerbestuur een goede planning gemaakt te worden, met onder andere een compleet plan voor het commissiewerk. Hierbij hoort een tijdschema, waarbinnen elk project zich af zal spelen en een streefdatum waarop het afgeronde project eventueel gepresenteerd zal worden. Het is van belang geen projecten te aanvaarden die een -te- lange(-re) looptijd hebben. Een jaar wordt in de regel als lang ervaren. Een langere organisatieperiode kan het gevaar opleveren dat een project te langdradig wordt en de spanning wegneemt. Bovendien treedt mogelijk verloop van mede-organisatoren op. Zelfs een bestuurswisseling kan een lopend project beïnvloeden. Natuurlijk kan de incidentele organisatie van een College van Afgevaardigden of Nationale Conventie vaak niet binnen die periode worden gerealiseerd.

Na deze voorbereidende fase is het de taak van de commissiecoördinator te zorgen dat: de commissies bemand worden (indien commissies te groot zijn, is het moeilijk iedereen er bij te betrekken; indien commissies te klein zijn is de hoeveelheid werk vaak te veel voor een commissielid); hij doorlopend informeert over de vorderingen binnen de commissies en voorkomt dat niemand wacht op informatie om verder te kunnen werken; de commissies verslag uitbrengen aan de Kamer. Heeft het project meer geld of mankracht nodig? Is het wenselijk om met het project naar buiten te treden? Hoe houd je de sponsors betrokken? Kan het project op een regiobijeenkomst gepresenteerd worden? (het is namelijk de bedoeling dat het beste, afgeronde project van iedere regio op de Nationale Conventie gepresenteerd wordt.) Kan het project in aanmerking komen voor een Award?

Dit laatste behoort maandelijks tijdens de ledenvergadering te geschieden, zo mogelijk onder tijdelijk voorzitterschap van de commissiecoördinator. Tijdens zo'n maandelijks verslag kunnen diverse zaken aan de orde worden gesteld, zoals: kritiek gegeven wordt op het aangebodene. 'Learning by doing' geldt tenslotte voor ons allemaal.  De commissiecoördinator zal er hoogst waarschijnlijk op moeten aandringen dat de commissiemedewerkers zich goed voorbereiden voor een projectverslag aan hun Kamer, aangezien de discussie over projecten niet te lang mag uitlopen.

Het bestuurslid Projecten van het Federatiebestuur wordt graag geïnformeerd over de lopende projecten op lokaal niveau en kan ondersteunen bij de eventuele internationale promotie voor Europees- en wereldcongres. De medewerking van alle commissies, maar vooral van de commissiecoördinator van elke Kamer is hierbij onmisbaar.

De commissiecoördinator kan altijd steun vragen bij de leden van het Federatiebestuur of hun Managementteams. Dit is in de eerste plaats de Regiomanager, maar tevens het bestuurslid Projectenof Communicatie. Daarnaast wordt op Federatieniveau de Vraagbaak, boordevol informatie, uitgegeven.

Probeer als commissiecoördinator veel variatie in de activiteiten te plannen en nieuwe projecten te vinden. Dan groeit de belangstelling en komen de goede interne contacten tussen de leden onderling vanzelf.

Public Relations-bestuurslid/bestuurslid communicatie en marketing

Communicatie speelt in JCI zo'n belangrijke rol, dat het is aan te bevelen om een Public Relations-bestuurslid deel uit te laten maken van het lokale bestuur. Er moeten immers uiteenlopende contacten worden onderhouden, zowel binnen de (landelijke) organisatie als naar buiten toe. Wil je deze relaties, die mede bepalend zijn voor het succes van de Kamer, goed (ook langer dan één bestuursjaar) onderhouden, dan zal voortdurend actie moeten worden ondernomen. Het is aan het Public Relations-bestuurslid om hieraan inhoud te geven.

Omdat ook de voorzitter, de commissiecoördinator en het bestuurslid Public Relations zich bij uitstek bezig houden met communicatie moet een taakverdeling worden gemaakt. Het bestuurslid Public Relations geeft voorlichting over het beleid en de activiteiten, omdat de buitenstaander zich pas een mening kan vormen over JCI, nadat hij/zij geïnformeerd is. Daarbij zal het bestuurslid Public Relations niet uitgaan van de gedachtewereld van het bestuur, doch van degene voor wie de boodschap bestemd is. Het feit dat het functioneren nauwelijks is te organiseren, maakt de taak van het bestuurslid Public Relations in JCI tot één van de meest boeiende.

Interne communicatie

Nieuwe leden moeten worden voorgelicht over het bestuur, de internationale organisatie, awards, congressen, seminars, het commissiesysteem, de doelstellingen, etc. Een goede samenwerking tussen het Public Relations-bestuurslid en de commissie Leden is dan ook belangrijk.

Externe communicatie

Onder de externe relaties van JCI treffen we vrijwel alle groepen uit de samenleving: overheid, bedrijfsleven, serviceclubs, sociale instellingen/ organisaties en potentiële leden. Het geven van voorlichting aan al deze groepen is noodzakelijk. Voor het welslagen van projecten is men vaak aangewezen op de medewerking van uiteenlopende instanties. Het Public Relations-bestuurslid moet dan ook attent blijven op gebeurtenissen in de omgeving waarin JCI opereert en reageren op gebeurtenissen wanneer dat noodzakelijk is. Anderzijds kan het Public Relations-bestuurslid een planning maken van de groepen die benaderd of geïnformeerd moeten worden respectievelijk openbaar maken van projecten. Geruime tijd voor commissies met hun projecten in de openbaarheid willen treden, zullen ze overleg plegen met het Public Relations-bestuurslid. Hij zal de commissies adviseren, daadwerkelijk bijstaan en voorkomen dat externe activiteiten elkaar doorkruisen.

Middelen

De middelen, waarvan het Public Relations-bestuurslid zich kan bedienen om voorlichting te geven, zijn velerlei. Een aantal wordt genoemd, een nog groter aantal kan zelf bedacht worden:

• JCI MGZN: dit blad is geschikt om individuele JCI-leden te informeren over de gang van zaken in de Kamer en over de projecten;
• de e-mail nieuwsbrief: is een puur informatief bulletin voor alle JCI-leden over huishoudelijke zaken m.b.t. JCI Nederland. De nieuwsbrief verschijnt éénmaal in de 2 weken;
• eigen lokale nieuwsmedium; 
• jaarverslag: hierin kan een stukje geschiedenis van de lokale kamer worden opgebouwd. Het is goed bruikbaar voor verspreiding naar al die personen en instanties binnen en buiten JCI, waarmee men relaties onderhoudt;
• persberichten: deze kunnen verspreid worden naar landelijke of regionale dagbladen en evenzeer naar vakbladen en bladen van organisaties;
• persconferenties: net als persberichten komen ze alleen in aanmerking als er zinvolle dingen te vermelden zijn;
• voordrachten: een voordracht over JCI (hoogstens 20 minuten) gevolgd door vragen en discussie, draagt meer over naar de toehoorder dan bedrukt JCI-papier;
• delegaties: het Public Relations-bestuurslid ziet er op toe dat, in samenwerking met het de Vice-Voorzitter van de Federatie en/of Projectmanager Internationale Zaken, bij de gebeurtenissen binnen JCI (installatieplechtigheden, congressen, conventies, en dergelijke) steeds iemand van of namens het bestuur aanwezig is. Dat geldt ook voor regionale gebeurtenissen die voor de organisatie van belang zijn;
• stunts: een goede stunt is nooit weg en geeft vaak veel plezier. Het is echter alleen zinvol als het past in of onderdeel is van een normaal PR-beleid.