Een Kamer oprichten

De procedure van een lokale vereniging tot het verkrijgen van het gewone lidmaatschap van de Federatie van JCI Nederland bestaat uit drie fasen:

1. kern;
2. aspirant-lid (de JCI i.o.);
3. gewoon lid.

Voor het verkrijgen van de status van gewoon lid van de Federatie een behoorlijk lang traject moet worden afgelegd. De Kern/het aspirant-lid wordt geadviseerd een duidelijke planning te maken. Het verdient de voorkeur om in de regio te informeren naar de data van de vergaderingen van de regio, het Federatiebestuur en het College van Afgevaardigden. Er dient bovendien rekening mee te worden gehouden dat het Federatiebestuur de vergaderstukken voor het College van Afgevaardigden vier weken voor de vergaderdatum dient te verzenden (met daarin het verzoek om als gewoon lid van de Federatie te worden toegelaten).

Wanneer de Kern of het aspirant-lid bezoek zou willen ontvangen van een lid van het Federatiebestuur, bijvoorbeeld de voorzitter of de General Legal Counsel, dan zijn die daartoe gaarne bereid, nadat tijdig een afspraak wordt gemaakt onder opgave van de voorlichting waaraan met name behoefte bestaat.

Fase 1: 'Kern'

Een Kern wordt gevormd door een aantal personen dat een (lokale) Kamer wil oprichten en in verband daarmee streeft naar het bereiken van de status van aspirant-lid en vervolgens naar die van gewoon lid van de Federatie. Het oprichtingsproces wordt meestal begeleid door een moederkamer en het Federatiebestuur. Kernen en ook aspirant-leden moeten niet aarzelen om met de moederkamer of - waar het de procedurele kant van de zaak betreft , met de General Legal Counsel van de Federatie contact op te nemen. In de kernfase (en vanzelfsprekend ook daarna) gaat men op zoek naar leden en beraadt men zich tevens over een oprichtingsproject en worden de verenigingsstatuten en (eventueel, doch niet verplicht) een Huishoudelijk Reglement voorbereid. De General Legal Counsel beschikt over modellen voor de verenigingsstatuten en een Huishoudelijk Reglement voor JCI Kamers.

De statuten moeten voldoen aan de volgende eisen:

• de doelstellingen van de vereniging moeten overeenstemmen met die van de Federatie, zoals die zijn vermeld in de statuten van de Federatie (artikel 8 lid 1a statuten);
• het lidmaatschap moet openstaan voor natuurlijke personen van ten hoogste 40 jaar oud, die hun werkkring uitoefenen of woonachtig zijn in de plaats of streek waar de vereniging is gevestigd (artikel 8 lid 1b statuten);
• de naam van de vereniging dient de woorden JCI Kamer te bevatten (artikel 8 lid ld statuten);
• de statuten dienen te bepalen dat de vereniging bij de Federatie is aangesloten (artikel 1 lid 3b Huishoudelijk Reglement);
• de statuten dienen te bepalen dat wijziging daarvan goedkeuring behoeft van de Federatie (artikel 1 lid 3c Huishoudelijk Reglement). De statuten dienen te worden vastgelegd in een notariële akte (artikel 8 lid 1h statuten);
• de Kern dient de concept-statuten te samen met het verzoek tot toelating als aspirant-lid in te dienen bij de secretaris van het Federatiebestuur (artikel 1 lid 4 Huishoudelijk Reglement);
• de statuten moeten worden goedgekeurd door het Federatiebestuur. In de praktijk zal dit zijn de General Legal Counsel.

Voor de toelating van het aspirant-lid is niet alleen goedkeuring van de statuten door het Federatiebestuur vereist. Hierbij moet ook komen vast te staan dat de Kern actief werkzaam is overeenkomstig de doelstellingen van de Federatie (artikel 1 lid 2 Huishoudelijk Reglement). Het Federatiebestuur kan zich alvorens een beslissing te nemen, laten adviseren door de moederkamer (artikel 1 lid 5 Huishoudelijk Reglement).

Het Federatiebestuur neemt vervolgens een beslissing over de toelating als aspirant-lid.

Indien het Federatiebestuur de Kern niet toelaat als aspirant-lid, is tegen dat besluit beroep mogelijk bij het College van Afgevaardigden (artikel 1 lid 7 Huishoudelijk Reglement).

Met betrekking tot het ontvangen van regelmatige informatie van de zijde van de Federatie zij gewezen op artikel 1 lid 12 Huishoudelijk Reglement, waaruit volgt dat de Kern geen schriftelijke informatie van de zijde van de Federatie en haar organisatie ontvangt (zie echter ook artikel 13 Huishoudelijk Reglement, met name lid 5 van dat artikel). De Kern kan haar leden individueel bij het secretariaat aanmelden, waarna zij een informatiepakket ontvangen alsmede, op jaarbasis, een abonnement op Junior Kamer Magazine. Daarvoor is per lid per jaar een vast bedrag aan de Federatie verschuldigd. De penningmeester van de Federatie kan over de hoogte van dit bedrag informatie verstrekken.

Fase 2: aspirant-lid (de JCI i.o.)

Wanneer het Federatiebestuur de Kern toelaat als aspirant-lid, geschiedt dat voor de duur van één jaar, te rekenen vanaf de datum van het besluit van het Federatiebestuur. Voor verlenging van die termijn dient het aspirant-lid zich schriftelijk tot het Federatiebestuur te wenden (artikel 1 lid 6 Huishoudelijk Reglement).

Aspirant-leden mogen de vergaderingen van het College van Afgevaardigden bijwonen, tenzij wordt gesproken of gestemd over de beëindiging van het aspirant-lidmaatschap en/of de toelating als gewoon lid (artikel 15 lid 2 statuten). Aspirant-leden hebben in de vergaderingen van het College van Afgevaardigden geen stemrecht, wel spreekrecht (artikel 15 lid 2 statuten).

Het aspirant-lid is contributie verschuldigd aan de Federatie naar rato van het aantal leden per de peildatum (1 januari), die volgt op het tijdstip van officiële toelating als aspirant-lid (artikel 2 lid 1e Huishoudelijk Reglement). De hoogte van het per individueel lid af te dragen bedrag wordt telkens door het College van Afgevaardigden vastgesteld bij het vaststellen van de begroting (artikel 10 lid 3 statuten). De Kern kon, doch het aspirant-lid dient elk nieuw individueel lid onverwijld bij het secretariaat aan te melden met gebruikmaking van de daartoe verkrijgbare mutatieformulieren. Het nieuwe individuele lid ontvangt dan een informatiepakket alsmede aan abonnement op JCI MGZN voor het lopende jaar, uiteraard voor zover de aanmelding niet reeds in datzelfde jaar in de Kernfase heeft plaatsgevonden (artikel 13 lid 5 Huishoudelijk Reglement).

Nadat het Federatiebestuur de Kern heeft toegelaten als aspirant-lid, dient zij er naar te streven om binnen een termijn van 1 jaar de status van gewoon lid te bereiken (artikel 1 lid 6 Huishoudelijk Reglement). Daartoe wordt het inmiddels gekozen installatieproject verder aangepakt en uitgevoerd. Ook in deze fase is het verstandig om regelmatig overleg te plegen met de moederkamer.

Het installatieproject wordt afgerond en vervolgens gepresenteerd aan het College van Afgevaardigden (artikel 1 lid 9b Huishoudelijk Reglement). De in de Kernfase goedgekeurde statuten dienen inmiddels te zijn vastgelegd in een notariële akte (artikel 8 lid 1h statuten). Verder dient het aspirant-lid nog altijd 25 leden te hebben als mede aan de overige voorgeschreven vereisten te voldoen (artikel 1 lid 9 Huishoudelijk Reglement). Het aspirant-lid moet een schriftelijk verzoek bij de secretaris van de Federatie indienen om te worden toegelaten als gewoon lid van de Federatie (artikel 1 lid 8 Huishoudelijk Reglement). Het College van Afgevaardigden besluit over dit verzoek tot toelating (artikel 1 lid 10 Huishoudelijk Reglement).

Het is niet ongebruikelijk dat het aspirant-lid tijdens de vergadering van het College van Afgevaardigden een audiovisuele presentatie houdt over haar installatieproject om zich aldus aan het College van Afgevaardigden te presenteren. Voor het houden van zo'n presentatie dient tijdig voor de vergadering van het College van Afgevaardigden contact te worden opgenomen met de secretaris van het Federatiebestuur.

Laat een aspirant-lid de termijn van 1 jaar verstrijken, dan is men automatisch niet langer aspirant-lid en wederom Kern.

Fase 3: gewoon lid

Wanneer het College van Afgevaardigden het aspirant-lid heeft toegelaten als gewoon lid van de Federatie, vangt het gewone lidmaatschap direct daarna aan (artikel 8 lid 2 statuten). De officiële installatie als gewoon lid van de Federatie dient zo spoedig mogelijk na het positieve besluit van het College van Afgevaardigden plaats te vinden en wordt verricht door de voorzitter van de Federatie (artikel 8 lid 4 statuten).